Warning: Creating default object from empty value in /srv/psa05/hrmexpertise.nl/subdomains/blog/httpdocs/wp-content/plugins/download-monitor/classes/download_taxonomies.class.php on line 156 Warning: Creating default object from empty value in /srv/psa05/hrmexpertise.nl/subdomains/blog/httpdocs/wp-content/plugins/download-monitor/classes/download_taxonomies.class.php on line 156 Warning: Creating default object from empty value in /srv/psa05/hrmexpertise.nl/subdomains/blog/httpdocs/wp-content/plugins/download-monitor/classes/download_taxonomies.class.php on line 156 Warning: Creating default object from empty value in /srv/psa05/hrmexpertise.nl/subdomains/blog/httpdocs/wp-content/plugins/download-monitor/classes/download_taxonomies.class.php on line 156 Teamcognitie: implicaties voor “het nieuwe werken” | Expertisecentrum Human Resource Management & Organizational Behavior

Teamcognitie: implicaties voor “het nieuwe werken”

door Hanneke Grutterink

Onderzoek

Het woord cognitie komt van het Latijnse cognoscere (kennen, leren, weten) en verwijst naar alles wat te maken heeft met hoe mensen kennis verwerven of gebruiken. Eén van de belangrijkste en bekendste menselijke cognitieve functies is het geheugen. Alle indrukken en ervaringen die wij als mensen opdoen worden gefilterd en zonodig opgeslagen voor later gebruik. Drie processen spelen hierbij vooral een rol: het coderen (hoe label je iets), opslaan (waar in je hersenen wordt het ondergebracht) en terugvinden van informatie (kun je er weer bij wanneer je het nodig hebt). Wanneer iemand dit goed kan, spreken we van een goed geheugen. Dit is cruciaal voor het uitvoeren van veel individuele taken.
           

De laatste jaren wordt veel werk steeds ingewikkelder. Zozeer zelfs dat veel taken meer kennis vereisen dan één persoon redelijkerwijs kan bezitten. Daarom wordt werk steeds meer georganiseerd rondom teams (bv. projectteams of cross-functionele teams). Individuele medewerkers worden uitgezocht op basis van hun specialistische kennis en bij elkaar gebracht in een team. Idealiter bezitten deze teamleden opgeteld alle specialistische kennis om de teamopdracht te kunnen volbrengen. Praktijk en onderzoek wijzen echter uit dat deze teams niet automatisch altijd goed presteren. Daarom wordt er de laatste jaren veel onderzoek gedaan naar hoe het functioneren van dergelijke teams geoptimaliseerd kan worden.

Cognitieve teamprocessen: een teamgeheugen?

Relatief nieuw in teamonderzoek is de focus op cognitieve processen. In eerste instantie klinkt dit gek, want cognitie is een individueel concept. En een team heeft geen hersenen. Toch worden teams steeds vaker beschouwd als informatieverwerkende eenheid. Net als een individu moet een team namelijk de binnenkomende informatie zo goed mogelijk coderen en opslaan, zodat deze informatie teruggevonden en gebruikt kan worden als het nodig is. Het team als een collectief geheugen dus. Dit geheugen wordt een transactief geheugen genoemd en vaak gedefinieerd als de verdeling van cognitieve arbeid. Dat wil zeggen, teamleden moeten binnenkomende informatie gezamenlijk coderen, opslaan, terugvinden en communiceren vanuit hun verschillende expertisegebieden. Dat laatste is de zogenoemde transactieve component, een soort transactie: “als jij dit onthoudt, ben ik verantwoordelijk voor dat”.

Onderzoek heeft de laatste jaren steevast laten zien dat teams met een goed ontwikkeld transactief geheugen creatiever zijn, beter presteren en sneller leren. De reden hiervoor is dat de teamleden snel en gecoördineerd toegang hebben tot elkaars specialistische kennis. Hierdoor hebben ze als team meer en betere taakrelevante kennis tot hun beschikking om hun collectieve taak te volbrengen. Weten wie je snel even advies kan geven dat je nodig hebt voor het uitvoeren van je taak kan je werk enorm verbeteren en versnellen. Omdat je als team afhankelijk bent van elkaars output, verbetert dit als dit structureel gebeurt de prestatie van het gehele team.

Bovendien zorgt een transactief geheugen ervoor dat de onderlinge inspanningen gecoördineerd worden. Hoe belangrijk dit is wordt het duidelijkst wanneer dit niet gebeurt. Zo kan iemand op een administratiekantoor bijvoorbeeld denken dat een partij brieven die de deur uit moeten is gecontroleerd, terwijl dit niet is gedaan. Hierdoor krijgen sommige klanten een verkeerde brief thuis. Of iemand weet niet dat een teamlid de brieven al gecontroleerd heeft en doet dit nog een keer. In teams met een slecht transactief geheugen is de kans op fouten dus groter en zullen mensen vaker werk voor niets doen. Kortom, een transactief geheugen is cruciaal om te voorkomen dat dingen dubbel gebeuren of om te voorkomen dat iemand tijd verliest met een taak die niet meer relevant is. Naast slechte prestaties kan dat frustratie en irritatie oproepen.

Praktijk: transactief geheugen en “ het nieuwe werken”

Een goed transactief geheugen bevat kennis over welk teamlid verantwoordelijk is voor welke informatie en waar je die informatie kan ophalen als je het nodig hebt. Bovendien bevat dit geheugen een duidelijke rolverdeling tussen de teamleden en bevordert het zo de coördinatie van individuele taken. Een team met een goed transactief geheugen heeft dus gemeenschappelijke kennis over welk individueel teamlid welke unieke kennis heeft en wat moet doen. Onder normale omstandigheden (veel onderling contact, gezamenlijke werkplek op dezelfde locatie) ontwikkelt een transactief geheugen zich meestal vanzelf.

De laatste tijd wordt in veel organisaties “het nieuwe werken” ingevoerd. Dit houdt in dat medewerkers vrijer worden in hoe ze hun tijd besteden, waar en met wie. Idealiter zou dit leiden tot meer kennisuitwisseling en betere samenwerking doordat mensen niet meer vastzitten aan hun vaste plek en flexibeler worden. Dit nieuwe werken biedt veel mogelijkheden voor organisaties, teams en individuele werknemers, doordat elke organisatie dit op haar eigen manier kan vormgeven. Naast deze mogelijkheden zijn er met het oog op het bovenstaande echter enkele valkuilen die vermeden dienen te worden. Hieronder enkele mogelijke middelen om die te vermijden.

Met “ het nieuwe werken”, moet niet alleen de rol van de teamleden veranderen, maar ook de rol van de manager. Allereerst, is het van belang dat er bij het vormen van het team veel face-to-face contact is waardoor teamleden elkaar leren kennen en vertrouwen. Ten tweede, is het cruciaal dat de rollen en de verantwoordelijkheden van elk teamlid en zijn of haar rol helder besproken worden en bij iedereen bekend zijn. Ten derde, zal de manager meer moeten sturen op resultaten dan op controleren wie op welk moment waar is. Tegelijkertijd echter, moet hij of zij de teamprocessen juist beter bewaken en eerder ingrijpen bij (dreigende) conflicten en het ontstaan van subgroepen. Als laatste, is het belangrijk dat het werk zo ingericht is dat de teamleden afhankelijk van elkaar zijn voor het uitvoeren van hun taken. Dat houdt in dat ze wel contact met elkaar moeten zoeken om hun werk goed te doen. Ook uitkomstafhankelijkheid, bijvoorbeeld of teamleden teamtargets hebben en als team feedback krijgen over hoe ze presteren, kan een belangrijke rol spelen in het verbeteren van het transactief geheugen.

Kortom, managers die bezig zijn met het invoeren van “het nieuwe werken” staan voor een aantal uitdagingen. Eén daarvan is dat ze ruimte bieden aan het zorgvuldig opbouwen van een transactief geheugen in teams. Zodat niet alle teamleden straks thuis hetzelfde wiel uit zitten te vinden zonder dat ze dat van elkaar weten….

Literatuurnoot:

Lewis, K. & Herdnon, B., (2011). Transactive Memory Systems: Current Issues and Future Research Directions. Organization Science, 22, 1254-1265.

Bookmark and Share